Organiser un voyage scolaire au collège ou au lycée

Sans parler de l’intérêt pédagogique, un voyage scolaire sera toujours une expérience de vie exceptionnelle pour les élèves : il se peut ça soit leur premier déplacement à l’étranger, voire dans l’Hexagone ! De plus un projet pédagogique est riche d’échanges qui modifieront les rapports non seulement entre élèves et seront favorables à l’intégration, mais aussi entre profs et élèves et même entre profs.

Ils n’oublieront jamais ce séjour et cela sera sans doute, pensez à votre propre expérience, le seul souvenir de cette année scolaire.

Evidemment, Partir en voyage demande de l’organisation et à un coût…

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A quelle date partir ??

Ce sont parfois les impératifs liés à l’établissement qui prévalent (période sans examens, semaine des voyages, …) Mais, préférez si vous le pouvez, une période durant laquelle aucune zone n’est en vacances. Il faut partir pendant le temps scolaire. Dans le cas d’un voyage scolaire à l’étranger, selon le pays de destination, il faut éviter les jours fériés et les périodes de fête au risque de voir les sites fermés, et les excursions compromises.. 

Les documents in-dis-pen-sables !

Certains documents incontournables doivent être distribués à tous les accompagnateurs au format papier et/ou numérique (sur smartphone, tablette...). Il est possible de numériser facilement de nombreux documents à l’aide de n’importe quel photocopieur pas trop ancien. Voici la liste de ces documents :

  • Les photocopies recto-verso des cartes nationales d’identité en cours de validité des élèves et des accompagnateurs ; 

  • les cartes européennes d’assurance maladie 

  • une autorisation de sortie du territoire pour les élèves mineurs signée par les parents ou les détenteurs de l’autorité parentale, ainsi que la photocopie de la pièce d’identité du parent signataire de l’autorisation ;

  • les listes d’appels  et trombinoscopes de tous les élèves participant au voyage.

  • fiches de renseignements (allergies, remarques particulières) avec numéro de téléphone des responsables légaux et ceux des élèves ;

  • la répartition des élèves, et des accompagnateurs, dans les chambres ;

  • les Plans d’Accueil Infirmiers (PAI) des élèves ;

 Particularités des élèves à prendre en compte

Certains collégiens ou lycéens demandent une prise en charge particulière, pour répondre au mieux à leurs besoins, renseignez-vous assez tôt auprès des familles :

  • Les contraintes alimentaires : allergies alimentaires (arachide, soja, fruits à coques...) choix alimentaires (pas de porc, pas de viande…). Etant donné que ce voyage est en pension complète, il est important de prévenir les familles d’accueil et les organisateurs.

  • Les fauteuils roulant ou béquilles : ces élèves pourront-ils suivre le groupe normalement pendant les sorties culturels ou pédagogiques ? possibilité de louer un fauteuil roulant sur place ?

  • Les soins médicaux : identifier ces élèves pour prendre en charge les prescriptions médicales des élèves ayant un traitement. (PAI)

Quelles sont les sources de financement du voyage ?

  • La participation des familles ;

  • Les fonds de l’établissement ;

  • Les subventions : Foyer Socio-Educatif (FSE), de la Maison des lycéens (MDL) ou collectivités territoriales.

Attention il est légalement interdit de faire payer la part des accompagnateurs aux familles des élèves car ils ne peuvent recevoir une prestation inférieure à la somme versée. En général ce sont les fonds de l’établissement scolaire qui le font.

Le financement des voyages scolaires éducatifs est bien souvent voté en fin d’année civile dans les collèges et les lycées : d’octobre à décembre. Prenez garde : le vote concerne la participation maximale des familles et les subventions. Mieux vaut surévaluer un peu la participation financière des familles pour éviter un autre vote si jamais le coût définitif dépassait un peu le montant voté en CA. 

 

Paiement de la participation des familles

Ill faudra attendre au moins deux semaines après le vote pour demander un acompte aux parents.

Selon le montant, il faudra étaler sur deux ou trois paiements. Les établissements, pour leur gestion évitent les écritures comptables sur deux années civiles donc attention, les chèques faits en fin d’année ne seront souvent encaissés qu’en février. Evitez donc de demander aux familles un paiement en novembre et un en janvier qui seraient tous deux encaissés en février …

Quels sont les moyens de paiement ?

  • Espèces : un reçu de la gestionnaire est nécessaire;

  • Chèque : La plupart du temps à l’ordre de l’agent comptable du collège ou du lycée ;

  • Chèque vacances : c’est une obligation pour les établissements d’accepter le paiement des voyages et sorties scolaires en chèques vacances

Quelles aides financières pour les familles ?

  • Le fond Social Collégien (FSC) ou Fond Social Lycéen (FSL) peut subventionner, une partie ou la totalité du voyage, en fonction des revenus des parents et sur présentation de justificatifs de revenus.

  • Les comités d’entreprises ont souvent la possibilité de rembourser tout ou partie du voyage scolaire sur présentation d’un justificatif de paiement.

Informer les parents


Sachez que les parents d’élèves seront bien plus assidus aux réunions d’information sur les voyages scolaires qu’aux réunions parents/profs.

  • La première étape sera un courrier dans lequel il sera demandé un premier versement aux familles ainsi qu’un engagement à verser la totalité du coût du voyage. Ce courrier devra être validé par le chef d’établissement et le gestionnaire.

  • Ensuite seulement viendra la réunion (tant attendue !) de présentation durant laquelle les parents pourront rencontrer les accompagnateurs et découvrir le programme ainsi que poser leurs questions.

 Les bagages :

  • Il faut les étiqueter, non seulement c’est obligatoire mais bien pratique car il y aura toujours un élève pour oublier son sac pendant ce séjour scolaire…

  • En avion vérifiez les poids et taille des bagages autorisés et évitez les objets interdits dans les valises : couteau, ciseau, coupe-ongle, liquides... Cela peut être valable aussi dans les musées.

Gardez le contact !

  • Avec l’établissement : informer le chef d’établissement des élèves présents ou absent lors du départ, tenez-le informé du déroulement et surtout au retour, confirmez que tous les élèves sont bien rentrés.

  • Avec les familles, les réseaux sociaux seront un mode de communication pratique, ou un blog si vous voulez faire écrire les élèves, et que vous disposez d’une connexion internet.